מומלץ למנות אחראי לכל תחום פעילות את אחד מחברי הוועדה.
4.1 תהליך קבלה להתמחות – ועדת החינוך הרפואי תאסוף מידע מכלל המחלקות במוסד הרפואי על תהליך הקבלה להתמחות במחלקה, ותפעל בשיתוף הנהלת המוסד לוודא הליכי הקבלה שקופים ושוויוניים. הוועדה תוודא כי כלל המתמחים מכירים את הוועדה ואת חבריה ככתובת להצעות ובעיות של המתמחים במהלך ההתמחות.
4.2 מענה מקצועי לכלל המתמחים, מומחים ומנהלים בדבר ההנחיות, הנהלים והתקנות הנוגעים להתמחות – הוועדה תסייע למועצה המדעית בהפצת המידע הרלוונטי והעדכני ביותר לקהלים המתאימים במוסד, ותשמש כתובת לשאלות של רופאי המוסד והנהלתו בכל הנוגע לביצוע מיטבי של ההתמחות.
4.3 טיפול פרטני במתמחים – חברי ועדת החינוך הרפואי יקיימו פגישה עם כל מתמחה בזמן פתיחת פנקס התמחות, ולא יאוחר מ-3 חודשים (או 6 חודשים בקהילה, בשל הפיזור הגיאוגרפי).
חברי הוועדה יקיימו שיחות משוב עם מתמחים אחת לשנה לפחות (כמדגם של המחלקות או כולם – בהתאם למספר המתמחים במוסד), ויתמכו במתמחים בבעיות אישיות. הוועדה תאשר בקשות חריגות ותטפל במקרים מורכבים בהתאם לסמכויות כאמור בסעיף 6 למסמך זה. מתמחים אשר על פי התרשמות המחלקה מתקשים לעמוד בתנאי ודרישות ההתמחות יוזמנו לפגישה עם נציג הוועדה במטרה לאתר אתגרים ולפעול לפתרונם מבעוד מועד.
מומלץ שהשיחות עם המתמחים יחולקו בין חברי הוועדה, ושכל חבר ישוחח עם מתמחים ממקצוע משיק.
4.4 קיום תוכנית הערכה למתמחים במוסד – ועדת החינוך הרפואי תקדם בניית תוכנית הערכה כללית במסגרת המוסד הרפואי. התוכנית עשויה לכלול שיחות משוב שתבצע ועדת החינוך הרפואי עם המתמחים ואיסוף הערכות על המתמחים המבוצעות במחלקות. כמו כן, תעקוב ועדת החינוך הרפואי אחר ביצוע משובים כסדרם במחלקות, ותסייע בקיום הכשרות מתאימות לבכירים במתן משוב.
מומלץ שההערכות יבוצעו על ידי חברי הוועדה ממקצועות משיקים.
כמו כן, הוועדה תוודא שתוכנית ההערכה במחלקות שנקבעה בסילבוס המקצוע, מתקיימת.
4.5 הערכת ההוראה במחלקות – ועדת החינוך הרפואי תסייע להנהלת המוסד לעקוב אחר איכות ההתמחות הניתנת במחלקות השונות. לצורך כך, יגישו מנהלי המחלקות תוכנית הוראה אל יו"ר ועדת החינוך הרפואי המוסדית. הוועדה תבצע שיחות קבוצתיות עם המתמחים ועם מנהלי המחלקות על מנת לוודא קיום הוראה והכשרה בהתאם לקריטריונים להכרה ולסילבוס ההתמחות. בנוסף, תאסוף הוועדה מידע על ההתמחות במוסד באמצעות מגוון הכלים המפורטים בסעיף 7 למסמך זה. במידה והעלה איסוף המידע קשיים או צרכים חינוכיים שטרם קיבלו מענה במחלקה, כמו גם קשיים במערכות יחסים במחלקה ובתמיכה במתמחים, תשקף ועדת החינוך את מסקנותיה למנהל המחלקה ותסייע בגיבוש משותף של פתרונות. ועדת החינוך תגבש דו"ח על ההוראה למתמחים במחלקה אשר יוגש להנהלת המוסד.
הוועדה תסייע למנהלי המחלקות בגיבוש עקרונות תוכנית ההתמחות במחלקות על פי הסילבוס של המקצוע, ותתמוך בכלים מקצועיים בגיבוש תוכנית.
4.6 בחינות – ועדת החינוך הרפואי תקדם קיומם של קורסי הכנה לבחינות והשתתפות המתמחים וכן תאשר בקשות חריגות ותטפל במקרים מורכבים בהתאם לסמכויות כאמור בסעיף 6 למסמך זה.
4.7 תוכנית מנטורינג – הקמת מערך תמיכה למתמחים על ידי מומחים ברמה המקצועית ו/או ברמה האישית. ועדת החינוך הרפואי תסייע בהקמת תוכנית מנטורינג במחלקות השונות ותמליץ על קיום הכשרה מתאימה למשתתפים.
4.8 קיום פעילויות הכשרה – ועדת החינוך הרפואי תמליץ להנהלת המוסד על פעילויות חינוכיות ואחרות לשמירת איכות ההתמחות וקידומה, בהן הכשרות לפיתוח סגל ההוראה במוסד והכשרות למתמחים עצמם.
4.9 ועדות הכרה – יו"ר הוועדה או נציגו ישתתפו בשיחות הסיכום של ביקורי ועדות ההכרה. מומלץ שישתתפו אף בתחילת הביקור.
בנוסף, נציגי חברי הוועדה יקיימו ביקורים פנימיים וישתתפו בהכנה המחלקות לוועדות ההכרה. במידה וועדת ההכרה העליונה תחליט שיש ליקויים ונדרשת תוכנית לתיקונם, ועדת ההתמחות תוודא שתוכנית כזו מוגשת בתוך 3 חודשים, ושההערות יתוקנו בתוך 6 חודשים. יחד עם זאת, האחריות לבניית התוכנית ותיקון הליקויים היא של מנהל המוסד הרפואי ומנהל המחלקה.