ועדת ביקורת האיגוד/החברה המדעית: כיצד מוקמת ועדת הביקורת? מיהם חבריה וכיצד הם נבחרים? מהן תפקידיה? האם היא עצמאית? האם המלצות ומסקנות ועדת הביקורת מחייבות את האיגוד/החברה המדעית?
תקנות ההסתדרות הרפואית קובעות כי בכל איגוד וחברה מדעית בהתאמה תמונה ותפעל ועדת ביקורת לפי קווי הפעולה של מבקר הפנים של הר"י.
יש להקים ועדת ביקורת בכל איגוד וחברה, כאמור בתקנון, והכל בתיאום עם הר"י, אשר עומדת לרשות האיגודים והחברות לשם מתן עזרה בעניין דרכי הקמה וליווי מתמיד.
תקנון הר"י מגדיר את הסמכויות והתפקידים של ועדת הביקורת וכן את הקריטריונים לחברות בוועדת הביקורת. לעיון בסמכויות ותפקידים
בתקנון לדוגמה בתוספת לתקנון ההסתדרות הרפואית בישראל נקבע כדלקמן:
"האסיפה הכללית תבחר בשלושה חברים שיהוו את ועדת הביקורת.
תפקידי ועדת הביקורת יהיו לבדוק את כל העניינים הכספיים של האיגוד/החברה ואת חוקיות ההחלטות."
ועדת הביקורת הנה חלק ממערך האיזונים והבלמים בתוך האיגוד או החברה המדעית. ועדת הביקורת הנה גוף בלתי תלוי, שתפקידה לבקר את האיגוד/החברה.
הוועדה מתמקדת בבחינת פעולותיו של האיגוד/החברה, אם הן נעשות על-פי דין ועל פי כללי הצדק הטבעי, האם החלטות שהתקבלו בארגון תקינות מבחינת הליך קבלתן, וכן בודקת את העניינים הפיננסים בארגון - כדוגמת התקציב וניצולו.
ועדת הביקורת אינה באה להחליף את שיקול דעת חברי האיגוד/החברה או הוועד הנבחר של האיגוד/החברה. אלו קובעים מה ייעשה בכספי האיגוד/החברה ואילו פעולות תתבצענה. ועדת הביקורת תפקידה פשוט לבדוק שההחלטות נעשו בהתאמה לחוקים ולנהלים המחייבים את האיגוד/החברה.
בחירת ועדת הביקורת והרכבה
האסיפה הכללית של הארגון צריכה לבחור מספר אי-זוגי של חברי ועדת ביקורת. במקרה ומספר חברי ועדת הביקורת יורד מ-3, על הארגון לבחור בדחיפות ועדת ביקורת חדשה.
חברות חברי ועדת הביקורת בגופים נוספים של הארגון
חברי ועדת הביקורת מנועים מלהיות חברים בגופים נוספים בתוך האיגוד/החברה כגון חברי הוועד, על מנת שלא ייווצר מצב של ניגוד עניינים לכאורה או למעשה.
נושא זה חשוב במיוחד לאור העובדה כי חברי ועדת הביקורת אינם מבקרים חיצוניים מקצועיים. בסיטואציה הנדונה טמונה סכנה של ניגוד אינטרסים בעל אופי פוליטי, דבר שיש למנוע בכל מחיר.
תפקידי ועדת הביקורת
יודגש שוב, כי שיקול דעת ועדת הביקורת איננו מחליף בשום מקרה את שיקול דעת האיגוד/החברה.
q ועדת הביקורת בודקת האם פעולות האיגוד/החברה, נושאי המשרה וממלאי תפקידים בגוף תקינים מבחינת שמירה על נהלים תקינים.
q ועדת הביקורת בוחנת את תקינות ההחלטות אשר התקבלו באיגוד/בחברה מבחינת:
- תקינות ההליך הפרוצדורלי של קבלת ההחלטות באותו ארגון, כפי שקבוע בתקנון הארגון, וכן של ביצוע הפעולות השונות בארגון.
יש להדגיש כי אין הכוונה לביקורת מהות תוכן ההחלטות, אלא לביקורת תקינות ונאותות הליך קבלת וביצוע ההחלטות.
- בחינת ההחלטות מבחינת כללי הצדק הטבעי, כגון האם נעשו פעולות או התקבלו החלטות שהיו בהן ניגודי עניינים, שיקולים זרים, משוא פנים או ניצול מעמד ושררה.
- במקרה בו ועדת הביקורת מגיעה למסקנה כי נתגלתה פגיעה בכללי הצדק הטבעי בהליך קבלת ההחלטות של הארגון, על ועדת הביקורת לקבוע כי ההחלטה שנפלה בארגון פסולה.
q ועדת הביקורת ממונה על בדיקת אובייקטיביות הקריטריונים והליך חלוקת המלגות, הפרסים ומענקי המחקר.
q ועדת הביקורת דנה בערעורים של מועמדים בנוגע לאי קבלתם לאיגוד/לחברה המדעית.
ועדת הביקורת איננה יכולה לבקר החלטות ופעולות אשר נתקבלו כדין ובהתאם לכל הכללים והסייגים שהוזכרו, גם אם ההחלטות אינן מקובלות עליה.
ועדת הביקורת איננה גוף המוקם לצורכי ייעוץ לאיגוד/לחברה. תפקידיה מיועדים להעמיד אבן בוחן להחלטות הארגון, מעין ביקורת פנימית של הארגון הבוחן את פעולותיו.
התכנסות הוועדה וסדרי דיון
על ועדת הביקורת לקבוע לעצמה את סדרי הדיון וכן את מועדי התכנסותה, ובלבד שלא יפחת מפעמיים בשנה.
במקרה של היעדרות חבר ועדת הביקורת משתי ישיבות רצופות ללא סיבה סבירה, תישלח אליו התראה מתאימה. נעדר החבר מ-4 ישיבות רצופות ייראה כמתפטר, ותידרש החלפתו.
מועד הביקורת
ביקורת הוועדה היא, בדרך כלל, ביקורת לאחר מעשה. בנסיבות חריגות, כאשר ישנה סכנה בדבר נזק חמור או בלתי הפיך, עליה להשמיע דבריה במהלך ההתרחשות או בטרם ננקטו הצעדים, במטרה למנעם.
עצמאות ועדת הביקורת
ועדת הביקורת עצמאית במילוי תפקידיה ואין עליה מרות, זולת החוק, תקנות הר"י, תקנון האיגוד או החברה המדעית וכללי האתיקה. ועדת הביקורת אחראית בפני האסיפה הכללית של האיגוד או של החברה המדעית.
יש לשמור על עצמאות חברי ועדת הביקורת, הן באמצעות הגבלת חברותם לגוף ועדת הביקורת בלבד, כאמור לעיל, והן באמצעות קביעת הנושאים אשר יועלו לדיון בפני הוועדה.
בצורה זו יוכלו חברי ועדת הביקורת לבחון את החלטות ופעילויות הארגון בצורה אובייקטיבית, והוועדה תוכל לשמור על אי-כפיפות עניינית.
ישנה חשיבות רבה שלא יוצרו ניגודי עניינים בין חברי הוועדה בכהונתם זו לבין כהונתם כחברים בגופים אחרים באיגוד/בחברה המדעית.
שמירת סודיות
חברי ועדת הביקורת חייבים בשמירת סודיות לגבי כל מסמך או מידע שהגיע אליהם במסגרת מילוי תפקידם אלא אם הגילוי נדרש לצורך מילוי על פי כל דין.
העברת מסקנות ועדת הביקורת
ועדת הביקורת תפרסם ממצאי דו"ח הביקורת בכל אסיפה כללית של האיגוד/החברה המדעית. לאחר מכן יועבר הדו"ח לעיון ועד החברה, מחלרת האיגודים בהר"י והמחלקה המשפטית של הר"י.