קבוצת הסכנות הבאה קשורה להעדר המתאם בין הרפורמה שמביאה עמה הרשומה הלאומית לבין תנאי סביבת העבודה של הרופאים, ולהיפך.
גם קבוצה זו כוללת מספר ראשים של סכנות המתבטאים בהעדר נגישות למידע, בעודף מידע שאינו ניתן לעיבוד ולניצול ובחוסר אחידות במידע, המקשה על קריאתו והבנתו.
פרוייקט רשומה רפואית בהיקף לאומי דורש טכנולוגיה מתקדמת שבצידה הקצאת משאבים רצינית ביותר. אין די בכך שהטכנולוגיה תבטיח שלמות נתונים, הגבלת הנכנסים למערכת ומעקב אחר "טביעות האצבעות" שלהם, כפי שקיים באופן חלקי לפחות, במערכות המופעלות כיום על-ידי קופות החולים.
ישנו צורך חיוני להתמודד עם הקושי של הנגישות למידע, המושפע מכך שהרופא נדרש לחפש במערכת אחר האינפורמציה המבוקשת בזמן מוגבל ביותר. כיום עומד זמן הטיפול הניתן לרופא במסגרת הקהילתית על 6-7 דקות בממוצע והכניסה למערכת המחשוב בקופ"ח כללית למשל בתוספת הזמן הדרוש לפתיחת שורות מידע ספציפיות, כגון תוצאות מעבדתיות, עומד על 2.5 דקות, מבלי לקחת בחשבון את הזמן הדרוש לקריאת המידע, הפנמתו ועיבודו להוראות טיפול מתאימות.
כמו-כן, קיימת בעייתיות של עודף מידע, המתבטא בעומס נתונים שעלול לכלול פרטים הסטוריים בהיקף נרחב, ציון בעיות שנפתרו מזמן, מחשבות ופרשנויות של רופאים שונים בזמנים שונים, תוצאות של בדיקות הקשורות לתחומי טיפול שונים ועוד ועוד.
זאת, בנוסף ל "שפות" שונות בהן המידע עלול להגיע ממקורות שונים שאינם מקיימים אחידות צורנית ותכנית המקלה על קריאת המידע האינטגרטיבי.
הרופא נדרש בעצם לשמש כסלקטור של המידע על צורותיו השונות בזמן אמת, וללמוד ממנו את הפרטים הרלוונטיים בלבד. ציפיה זו בלתי ריאלית ובלתי אפשרית למימוש.
יש לזכור כי עודף מידע יכול להזיק ממש כמו חוסר במידע, שכן כשהמידע המלא נמצא לכאורה בפני הרופא, הוא אינו יודע לשאול על מה שטינו נמצא שם ויכולת הסינון הנה מוגבלת מאד.
מערכת כזו תכשיל את הרופא תחת היותה גורם מסייע לשיפור איכות הטיפול.
הפתרון חייב להימצא במידע שיקודד לשפה אחידה, שיגע בצורה של "דחיפה" לרופא על בסיס קבוע וכן באופן מהיר מאוד מזמן דרישה ספציפית, כאשר המערכת יודעת לסנן את המידע העיקרי והרלוונטי לשאלה שנשאלה. חייבת להיות מערכת התראות "המסמנת" לרופא כי הגיע מידע חיוני או מידע חדש מאז הפעם האחרונה שעיין ברשומת המטופל.
ללא התנאים הבסיסיים הנ"ל, לא יוכלו הרופאים בפועל להתמודד כלל עם האינפורמציה המצויה במערכת, לקרוא וללמוד את הנתונים החשובים לטיפול ולפעול על-פיהם.
בהתאמה, חייבים לאפשר תנאי העבודה של הרופא שימוש במהפכה הטכנולוגית שמובילה הרשומה הלאומית.
יש להבין, כי המציאות מוכיחה שהשינוי הטכנולוגי מביא לשינוי בדפוסי ההתנהגות של הרופאים ולפיכך יש להתאים הן את מסגרת זמן הטיפול והן את הקצאת כח האדם ושמירה על נורמות שעות העבודה, למציאות המשתנה.
הרופאים זקוקים לתמיכה טכנית זמינה, לזמן התארגנות ולקורסי הכשרה ואף לתגמול הולם לדרישות המוגברות מהם בעולם של רשומה לאומית.
התנאים הנ"ל, שצריכים להיות מעוגנים בהסכמי העבודה מול המדינה ומול המעסיקים, הנם הבסיס לשיתוף הפעולה של הרופאים, שבלעדיו - אין כל טעם להשקיע מאמצים בבניית מערכת הרשומה הלאומית.