על רופא הרוצה להתחיל השתלמות עמיתים, לשלוח למועצה המדעית, מכתב קבלה להשתלמות, חתום על ידי מנהל התכנית טרם תחילת ההשתלמות.
על מכתב הקבלה להכיל את אחוז המשרה, תאריך ההתחלה ומשך ההשתלמות, פירוט תכנית ההשתלמות (מה יבוצע ובאילו ימים, בהתאם לסילבוס).
לאחר קבלת אישורה בכתב של המועצה, ניתן להתחיל את ההשתלמות.
ניתן לבצע השתלמות רק במידה והוכרה על ידי המועצה המדעית. ההשתלמויות שהוכרו מפורסמות באתר הר"י.
כמו כן, ניתן לבצע השתלמות עמיתים רק במחלקה מוכרת להשתלמות על ידי המועצה המדעית. המחלקות המוכרות להשתלמויות עמיתים מפורסמות במתחם המחלקות באתר הר"י.
