באחריות הרופא/ה המסיים/ת את התפקיד כיו"ר/גזבר להעבירו לרופא/ה הנכנס/ת את כל המפורט מטה בצורה מסודרת.
- זכויות חתימה בכל חשבונות הבנק - על שני הרופאים להגיע פיזית לסניף הבנק ולבצע את כל הנדרש לצורך העברת זכויות החתימה. אי ביצוע ההעברה בצורה מסודרת ומלאה תוך 30 יום עלולה לגרום בעתיד לקשיים בניהול ואף ל"שיתוק" החשבון.
טופס הצהרה בעניין חשבונות הבנק באיגוד/חברה/חוג
- מידע בנוגע לכל הכספים הנמצאים בשליטת האיגוד/החברה (גם בחשבונות/פקדונות הסגורים לתקופה ואשר אינם פעילים באופן שוטף ובקרנות יחודיות). יש לצרף דף ריכוז יתרות בגין כל אחד מהחשבונות.
- פנקסי ההמחאות - בצירוף החותמות (בצורה התואמת את רישומי האיגוד).
- קלסר פרוטוקולים - הכולל את פירוט תוכן ישיבות האיגוד/החברה ואשר באמצעותו תועדו ההחלטות העיקריות הקשורות לפעילות השוטפת. לנוחותכם, טופס לכתיבת תמצית החלטות כספיות מפרוטוקול ישיבת ועד האיגוד
- אסמכתאות רלוונטיות אשר טרם הועברו להנהלת חשבונות, (בהן: טופסי הפקדה ומשיכה מהבנק, חשבוניות שנתקבלו מספקים ונותני שרותים וכדומה).
- רשימת אנשי קשר החשובים לביצוע התפקיד.
- פירוט בכתב של הנושאים העיקריים שהיו בטיפולו/ה ובאחריותו/ה במסגרת מילוי התפקיד.
- רשימת הסכמים בכתב (כולל צרופם) ובע"פ שסוכמו עם נותני שרותים/ספקים/אחרים אשר טרם נסתיים ביצועם ו/או טרם שולמו במלואם, (כולל חשבוניות שטרם שולמו). לדוגמא - בגין אולם כנסים, חברת נסיעות, בית מלון, ארגוני עמיתים בחו"ל ומועסקים חד פעמיים כגון סטטיסטיקאים, מרצים, פרסומאים וכדומה.
- רשימת חברות/גופים בהם עומדים לזכות האיגוד/החברה סכומים וזכויות (כגון כרטיסי טיסה ותמיכות) כולל פירוט הסכומים הכספיים או מהות הזכאות.
- תיקים/קלסרים הכוללים אסמכתאות חשובות (מסמכי ההתאגדות, התכתבויות עם גופים ציבוריים כגון: משרד הבריאות, בתי חולים וכד' הסכמים בתוקף כגון: חוזים עם חברות כרטיסי אשראי, ספקי אינטרנט, מחזיקי תוכן באינטרנט, מכוני מחקר וכד', אשר משמשים את האיגוד בפעילותו השוטפת.
- דוחות תקבולים ותשלומים ו/או מאזן בוחן של האיגוד/החברה לשנים האחרונות.
- קופה קטנה - החזר הוצאות קופה קטנה בפעם האחרונה לבעל/ת התפקיד היוצא/ת וחתימה בצורה מסודרת (לאחר בדיקה שאין טעויות ו/או חוסרים) על דמי המחזור על ידי בעל/ת התפקיד הנכנס. דו"ח הוצאות קופה קטנה לחודש
- שונות:
א. קבלת קוד אינטרנט.
ב. נושאים משפטיים בטיפול במידה וקיימים - קבלת מלוא האינפורמציה והתכתובות.
ג. מידע ממוחשב במידה ורלוונטי - סיסמא, דיסק גיבוי, קבצי נתונים ורשימות חברים (כולל דוח גביה).
ד. תיק כ"א במידה ומועסקת מזכירה כולל חוזה העסקה, העתקי תלושי שכר והתחייבויות כספיות (בגין ניכויים) מול הר"י.
ה. פירוט ציוד ורכוש קבוע בעל ערך מהותי - בעיקר ציוד מיחשוב (מחשבים ניידים, שרתים, מדפסות) ואלקטרוניקה (פקס, קו טלפון).
לנוחותכם, טופס ריכוז הפעולות הנדרשות
טפסים נוספים: תשלום עבור נותן שירותים / מרצה / סוקר, הוראות לביצוע תשלום וניכוי במקור